Die Kurzfassung
- Ein Shop mit Login und Bestelldaten ist in der Regel eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
- Wenn Budgets als Lohnbestandteil verteilt werden, kann zusätzlich die betriebliche Lohngestaltung nach Nr. 10 betroffen sein.
- Eine Betriebsvereinbarung regelt Zweck, Daten, Sichtrechte und Löschfristen und schafft Klarheit für alle.
- Je weniger Daten der Shop braucht, desto schneller ist die Einigung.
Warum der Betriebsrat mitbestimmt
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit, wenn technische Einrichtungen eingeführt werden, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts reicht schon die objektive Eignung. Ob ihr die Daten tatsächlich auswerten wollt, spielt keine Rolle.
Ein Mitarbeitershop speichert, wer sich wann anmeldet, was bestellt und wer welche Bestellung freigibt. Damit fällt er in aller Regel unter diese Vorschrift.
Dazu kommt § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, die betriebliche Lohngestaltung. Wenn Merch-Budgets nach festen Regeln verteilt werden, etwa nach Abteilung, Betriebszugehörigkeit oder Eintrittsdatum, betrifft das die Verteilungsgrundsätze. Auch darüber sollte die Vereinbarung etwas sagen.
Was in die Betriebsvereinbarung gehört
- Zweck: Bereitstellung von Firmen-Merch im Rahmen eines Budgets. Ausdrücklich keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
- Freiwilligkeit: Niemand muss bestellen. Wer nicht bestellt, hat keine Nachteile.
- Daten: Name, dienstliche Mail, Team, vorgesetzte Person, Lieferadresse, Bestellungen. Nicht mehr.
- Sichtrechte: Vorgesetzte sehen nur Bestellungen, die sie freigeben müssen. HR sieht Budgets und Summen. Einzelne Bestellungen sieht nur, wer sie für Abrechnung oder Versand braucht.
- Budget-Regeln: Höhe, Verteilung, anteiliges Budget bei Eintritt im laufenden Jahr, Freigabegrenzen.
- Löschfristen: Bestelldaten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Abrechnungsrelevante Belege bleiben nur so lange, wie das Gesetz es verlangt.
- Dienstleister: Auftragsverarbeitung, Serverstandort, Unterauftragnehmer.
- Änderungen: Neue Funktionen oder Auswertungen nur nach erneuter Beteiligung des Betriebsrats.
Datenschutz: so wenig wie möglich
Die DSGVO verlangt, dass nur die Daten verarbeitet werden, die für den Zweck nötig sind. Art. 88 DSGVO erlaubt ausdrücklich, die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in einer Betriebsvereinbarung genauer zu regeln. Für den Shop heißt das: Beim Login per Microsoft- oder Google-Konto der Firma übernehmen wir nur Name und dienstliche Mail, keine Fotos, keine Abteilungsdaten aus dem Verzeichnis und keine Kontakte.
Server und Datenbank des Mitarbeitershops von Brand Your People stehen in Frankfurt. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es zu jedem Plan.
In drei Schritten zur Einigung
- Früh informieren: Den Betriebsrat einbinden, bevor das Sortiment feststeht, nicht erst vor dem Start.
- Demo zeigen: Im Demo-Shop sehen alle, welche Daten wirklich anfallen und wer was sieht.
- Muster anpassen: Eine Muster-Vereinbarung als Ausgangspunkt nehmen, statt bei null anzufangen.
Wichtiger Hinweis
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Er gilt für Deutschland, Stand Oktober 2026. In Österreich, den Niederlanden und anderen Ländern gelten eigene Regeln zur Mitbestimmung. Dafür schreiben wir eigene Texte.
Wie der Shop aufgebaut ist und welche Rollen es gibt, zeigen wir auf der Startseite.