Die Kurzfassung
- Lieber fünf Teile, die man benutzt, als fünfzehn, die man verschenkt.
- Kleidung nur, wenn die Person ihre Größe selbst wählen kann.
- Ankommen sollte die Box vor dem ersten Arbeitstag, gerade bei Remote-Teams.
- Steuerlich ist die Box ein Sachbezug. Das sollte bei der Wertgrenze mitgedacht werden.
Warum eine Onboarding-Box?
Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag liegen oft Wochen. In dieser Zeit entscheidet sich, ob jemand mit Vorfreude oder mit Zweifeln anfängt. Ein Paket, das vor dem Start ankommt, macht aus einem Arbeitsvertrag ein Team, besonders wenn der erste Tag remote stattfindet oder an einem anderen Standort als die Kolleginnen und Kollegen.
Was in die Box gehört
- Ein Teil zum Tragen: ein Heavyweight-Shirt, ein Hoodie oder gleich ein Paar Sneaker mit Logo. Das Teil, das man am ersten Tag anzieht, wirkt stärker als jedes Begrüßungsschreiben.
- Etwas für den Schreibtisch: ein gutes Notizbuch mit Prägung und ein Stift, der nicht nach Werbeartikel aussieht.
- Eine Trinkflasche: wird jeden Tag benutzt und ist das Merch-Teil mit der längsten Lebensdauer.
- Eine Karte vom Team: handgeschrieben oder als Foto, mit Namen und Gesichtern.
- Ein Zugang statt eines Gutscheins: der Link zum eigenen Mitarbeitershop, in dem die Person später selbst nachbestellt.
Was nicht hineingehört
- Massenware wie Kugelschreiber im Zehnerpack oder Stressbälle
- Kleidung in geratener Größe
- Prospekte und Unternehmensbroschüren, die es auch im Intranet gibt
- Lebensmittel mit kurzem Haltbarkeitsdatum, wenn der Versandtermin nicht feststeht
Das Größenproblem lösen
Die meisten Onboarding-Boxen scheitern an der Größe. HR kennt sie nicht, und nachfragen wirkt umständlich. Besser ist es, die neue Person selbst wählen zu lassen. Im Mitarbeitershop von Brand Your People meldet sie sich an, sucht Größe und Lieferadresse aus und bekommt ihre Box nach Hause, egal in welchem EU-Land sie arbeitet.
Wer im Laufe des Jahres anfängt, bekommt dort automatisch ein anteiliges Budget. Wer im Juli startet, hat also die Hälfte des Jahresbudgets zur Verfügung.
Der richtige Zeitpunkt
Plant den Versand so, dass die Box etwa eine Woche vor dem ersten Arbeitstag ankommt. Textil aus unserer Fertigung in Portugal und Teile aus dem Lager brauchen einige Werktage, Sneaker mit Logo 5 bis 10 Werktage ab Freigabe. Wer früh bestellt, hat keinen Stress.
Und steuerlich?
In Deutschland ist eine Onboarding-Box für die Mitarbeitenden ein Sachbezug. Bis 50 € im Monat bleibt sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Liegt der Wert darüber, kann der Arbeitgeber die Steuer pauschal nach § 37b EStG übernehmen. Alle Grenzen und ein Rechenbeispiel stehen im Ratgeber Mitarbeitergeschenke steuerfrei.
Und zum Jubiläum?
Was für den Start funktioniert, funktioniert auch beim fünf- oder zehnjährigen Dienstjubiläum: ein hochwertiges Teil statt eines Präsentkorbs, frei gewählt aus dem Sortiment. Sprecht uns an, wenn ihr dafür ein eigenes Budget im Shop haben wollt. Steuerlich gelten dafür eigene Regeln, siehe Ratgeber Steuer.
Wie die Box, der Shop und die Budgets zusammenspielen, zeigen wir auf der Startseite.